Dedykowana aplikacja webowa do zarządzania flotą, dokumentami i terminami wraz z automatyzacją powiadomień (e-mail / SMS), importem danych z Excela oraz generowaniem raportów dla podmiotów zewnętrznych.
Dla firmy Montex zaprojektowałam, wykonałam i wdrożyłam aplikację webową, której celem była centralizacja danych operacyjnych (pojazdy, pracownicy, dokumenty), usprawnienie obiegu dokumentów oraz automatyczne pilnowanie terminów ważności zgodnie z wymaganiami organizacyjnymi.
Rozwiązanie zostało przygotowane tak, aby ograniczyć ręczne kontrolowanie dat w arkuszach i wiadomościach prywatnych, a zamiast tego prowadzić firmę „procesem” — od dodania danych, przez walidację, do automatycznych przypomnień oraz raportowania do interesariuszy zewnętrznych.
Aplikacja umożliwia import danych z plików Excel w celu zasilenia systemu rekordami historycznymi lub masowego dodawania nowych pozycji. Import obejmuje mapowanie pól, walidację poprawności danych oraz obsługę przypadków brzegowych (np. duplikaty, brak wymaganych pól), tak aby dane po imporcie były gotowe do dalszej pracy.
System automatyzuje obsługę terminów dla dokumentów i zdarzeń związanych z flotą oraz pracownikami. Powiadomienia mogą być konfigurowane według wymagań firmy — z różnymi progami czasowymi, eskalacją oraz przypisaniem odpowiedzialnej osoby.
Alerty uruchamiane są automatycznie przed zbliżającymi się terminami ważności. System przypomina zanim pojawi się problem, eliminując ryzyko utraty ważnych dokumentów lub przestojów.
Aplikacja umożliwia generowanie raportów dla księgowości, firmy ubezpieczeniowej oraz innych podmiotów współpracujących. Raporty obejmują zestawienia terminów, kompletność dokumentacji oraz wybrane przekroje danych wymagane w danym okresie rozliczeniowym.
System łączy metadane dokumentów przechowywane w bazie z fizycznym składowaniem plików w chmurze. Każdy dokument posiada kontekst biznesowy, przypisanie, termin ważności oraz odpowiedzialną osobę.
Wdrożone rozwiązanie zastąpiło rozproszone zarządzanie danymi w arkuszach oraz ręczne pilnowanie terminów spójnym systemem operacyjnym.
Dane są ustandaryzowane, terminy monitorowane automatycznie, a firma otrzymuje powiadomienia przed krytycznymi datami. Generowanie raportów ograniczyło czas administracyjny oraz zredukowało ryzyko błędów i braków w dokumentacji.
Efektem jest większa kontrola operacyjna, mniej „gaszenia pożarów” i większa przewidywalność procesów.